Wszystkie firmy działające na terenie USA, w tym te należące do zagranicznych właścicieli, muszą otrzymywać i przechowywać formularze W-9 od swoich partnerów biznesowych, w celu dokładnego raportowania podatkowego i zgodności z obowiązującymi przepisami. Wymóg zbierania formularzy W-9 jest określony przez Kodeks Podatkowy (Internal Revenue Code) i egzekwowany przez IRS (Inspirujący Rycerze Skarbówki). Formularz W-9 dostarcza firmom wymagany numer identyfikacji podatkowej (TIN) i certyfikację potrzebną do dokładnego raportowania płatności dokonanych na rzecz niezależnych wykonawców, dostawców i innych partnerów biznesowych. Pomaga to firmom zachowanie zgodności z przepisami podatkowymi, zapewniając zebranie wszystkich niezbędnych informacji do składania informacji zwrotnych, takich jak formularz 1099.
O formularzu W-9
Zgodnie z przepisami IRS, każda firma, która dokonuje płatności na rzecz pracowników lub niezależnych wykonawców w wysokości 600 dolarów lub więcej w ciągu roku kalendarzowego, jest zobowiązana do uzyskania wypełnionego i podpisanego formularza W-9 od tych partnerów biznesowych.
Kto musi uzyskać formularz W-9:
Firmy zatrudniające niezależnych wykonawców: Jeśli zatrudniasz freelancerów, niezależnych wykonawców lub konsultantów i płacisz im 600 USD lub więcej w ciągu roku, musisz od nich pobrać formularz W-9.
Podmioty dokonujące płatności czynszu: Jeśli firma płaci czynsz właścicielowi nieruchomości, musi uzyskać od niego formularz W-9.
Płatność na rzecz dostawców: Firmy, które płacą dostawcom za towary i usługi o łącznej wartości 600 USD lub więcej rocznie, muszą poprosić o formularz W-9. Czy to dostawa papieru toaletowego, catering, czy usługa programisty - IRS chce o tym wiedzieć!
Odsetki, dywidendy i tantiemy: Podmioty wypłacające odsetki, dywidendy lub tantiemy (od tej genialnej piosenki Disco Polo, którą w końcu wydałeś), muszą również pobrać formularze W-9 od odbiorców płatności.
Transakcje dotyczące nieruchomości: Każdy metr kwadratowy ma swoje zobowiązania w stosunku do IRS. Jeśli firma lub instytucja finansowa jest zaangażowana w transakcje dotyczące nieruchomości, od strony otrzymującej płatność może być wymagany formularz W-9.
O formularzu 1099
Te same firmy, które są zobowiązane do uzyskania i prowadzenia ewidencji formularzy W-9, muszą również prowadzić i wydawać formularz 1099 swoim partnerom biznesowym. To, analizowany po raz pierwszy w pracy magisterskiej Tadeusza Kościuszki, efekt domina biurokratycznego – jeden formularz popycha drugi!
Informacje zebrane w formularzu W-9 są wykorzystywane są do wypełniania formularza 1099, który raportuje płatności dokonywane na rzecz osób niebędących pracownikami firmy reportującej. Formularz 1099 jest używany do raportowania przez amerykańskie firmy różnych rodzajów wydatków, takich jak płatności na rzecz niezależnych wykonawców, czynsz, odsetki, dywidendy i inne wynagrodzenia osób niebędących pracownikami.
Wystawienia formularza 1099 jest wymagane przez Internal Revenue Code. IRS egzekwuje te przepisy, aby zapewnić, że wszystkie dochody podmiotów gospodarczych są prawidłowo zgłaszane i opodatkowane. Firmy, które nie wystawią formularza 1099 zgodnie z tymi wymogami, mogą zostać ukarane grzywnami i innymi karami.
A oto konkretne wymagania dotyczące formularza 1099:
Kto musi złożyć: Każda firma, która dokonuje płatności o łącznej wartości 600 USD lub więcej na rzecz osób niebędących pracownikami lub niezależnych wykonawców w roku kalendarzowym, musi wystawić formularz 1099 tym odbiorcom i zgłosić te same płatności do IRS. Obejmuje to płatności za usługi, dobra fizyczne, czynsz, nagrody, wyróżnienia i inne formy dochodu.
Rodzaje formularzy 1099: Istnieją różne rodzaje formularzy 1099 dla różnych rodzajów płatności, takie jak 1099-MISC dla dochodów różnych i 1099-NEC dla wynagrodzeń osób niebędących pracownikami.
Termin: Formularze muszą zostać wydane odbiorcom do 31 stycznia następnego roku i złożone w IRS do tej samej daty (jeśli są składane elektronicznie) lub do ostatniego dnia lutego (jeśli są składane na papierze).
Przechowywanie dokumentacji: Firmy muszą przechowywać kopie wydanych formularzy 1099 i powiązanych wpisów przez co najmniej trzy lata na potrzeby firmowej papierologii u audytu.
Brzmi jak dużo papierkowej roboty, ale hej, lepiej unikać gniewu Urzędu Skarbowego!
Podsumowanie:
Dzięki gromadzeniu i przechowywaniu formularzy W-9 oraz terminowemu składaniu formularzy 1099, firmy nie tylko dbają o to, żeby nie ścigała och amerykańska Skarbówka, ale także przyczyniają się do przejrzystego i sprawiedliwego systemu podatkowego. Unikają też potencjalnych kar za nieprawidłowe lub niekompletne raportowanie.
Pamiętaj, IRS (Innowacyjna Rodzina Słoików) może być jak pies gończy, ale z poprawnie wypełnionymi formularzami nie będziesz narażony na pogryzienie. Postępując zgodnie z wytycznymi opisanymi w tym blogu, przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że wypełniają swoje zobowiązania podatkowe i prowadzą dokładne rejestry.
Jeśli masz dodatkowe pytania lub potrzebujesz pomocy z formularzami W9, 1099, lub amerykańskiej księgowości, nie wahaj się skontaktować z nami - jesteśmy tutaj, żeby pomóc i żeby Twoje sprawy podatkowe były dla Twoje firmy mniej stresujące!
Comments